Cách đặt mật khẩu cho tệp ZIP (Mac/Windows) và cách gửi mật khẩu an toàn (Biện pháp đối phó PPAP)

Chúng tôi giải thích những nguy cơ của ZIP có mật khẩu (thường được gọi là PPAP), vốn là cách trao đổi tệp phổ biến, phong trào loại bỏ chúng và các phương pháp hay nhất mới nhất để chia sẻ và gửi tệp an toàn thay thế cho chúng.

Tại sao ZIP có mật khẩu (PPAP) bị cấm?

Kỹ thuật 'gửi tệp ZIP có mật khẩu qua email, sau đó gửi mật khẩu qua một email khác' (thường được gọi là: PPAP), vốn đã là thông lệ từ lâu trong môi trường kinh doanh tại Nhật Bản. Hiện tại, chính phủ và nhiều tập đoàn lớn đã ngừng hoàn toàn việc sử dụng phương pháp này. Những lý do chính cho điều này là hai điểm sau đây.

Vô nghĩa về mặt bảo mật: Nếu đường truyền email bị nghe lén, cả tệp ZIP và email mật khẩu sẽ bị đánh cắp cùng một lúc, vì vậy sức mạnh phòng thủ gần như bằng không.
Bỏ qua quét phần mềm độc hại: Các tệp ZIP được mã hóa không thể được kiểm tra nội dung bởi hệ thống kiểm tra virus (phần mềm chống virus) trên máy chủ email và đã trở thành điểm nóng lây nhiễm cho phần mềm độc hại như Emotet.

Nói không với PPAP! Các lựa chọn thay thế cho chia sẻ tệp an toàn thời hiện đại

Để cung cấp dữ liệu quan trọng cho đối tác một cách an toàn và hiệu quả, đây là những phương pháp hay nhất hiện nay nên sử dụng thay cho mã hóa ZIP.

Chia sẻ liên kết lưu trữ đám mây: Phương pháp tải tệp lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive, Box, v.v. và gửi cho đối tác một liên kết chia sẻ (URL) với các cài đặt 'ngày hết hạn' và 'quyền tải xuống'. Đây là phương pháp được khuyến nghị nhất hiện tại.
Sử dụng dịch vụ chuyển tệp an toàn: Sử dụng các dịch vụ chuyển tệp chuyên dụng trong đó đường truyền được mã hóa và tự động xóa sau khi tải xuống.
Gửi trực tiếp qua các công cụ trò chuyện: Gửi tệp trực tiếp trong một môi trường khép kín nơi thông tin liên lạc được mã hóa ngay từ đầu và chỉ có những người dùng được xác thực (chẳng hạn như Slack hoặc Microsoft Teams).

Câu hỏi thường gặp

Q. Nếu tôi bắt buộc phải tạo một tệp ZIP có mật khẩu, làm thế nào tôi có thể thực hiện việc đó trên máy Mac?

A. Bạn không thể tạo tệp ZIP có mật khẩu bằng các tính năng tiêu chuẩn của Mac. Bạn phải sử dụng lệnh 'zip -e' từ Terminal hoặc ứng dụng chuyên dụng của bên thứ ba (chẳng hạn như Keka).

Q. Có an toàn không nếu truyền đạt mật khẩu qua điện thoại hoặc SMS thay vì gửi bằng email khác?

A. Có, mức độ bảo mật sẽ được tăng cường theo nghĩa là đường truyền được phân tán (out-of-band communication). Tuy nhiên, vì nó làm tăng sự rắc rối cho người nhận, việc chuyển đổi sang chia sẻ trên lưu trữ đám mây vẫn được khuyến khích.