So versehen Sie ZIP-Dateien mit Passwörtern (Mac/Windows) und Tipps zur sicheren Passwortübergabe (PPAP-Gegenmaßnahmen)
Erklärung der Gefahren und der Abschaffung der einst für den Dateiaustausch typischen passwortgeschützten ZIP-Dateien (sog. PPAP) sowie moderner Best Practices für sicheres Teilen und Senden von Dateien.
Warum sind passwortgeschützte ZIP-Dateien (PPAP) verboten?
Die Methode, bei der "eine passwortgeschützte ZIP-Datei per E-Mail gesendet wird und unmittelbar danach das Passwort in einer separaten E-Mail folgt" (allgemein bekannt als PPAP), war in der japanischen Geschäftswelt lange Zeit üblich. Heutzutage wird diese Methode von Regierungen und vielen großen Unternehmen vollständig abgeschafft. Die Gründe dafür sind hauptsächlich die folgenden zwei Punkte.
- Es bringt sicherheitstechnisch nichts: Wenn der E-Mail-Verkehr abgehört wird, werden sowohl die ZIP-Datei als auch die Passwort-E-Mail gleichzeitig gestohlen. Die Schutzwirkung ist somit gleich null.
- Es umgeht Malware-Prüfungen: Verschlüsselte ZIP-Dateien können von Virenprüfsystemen (Antivirensoftware) auf Mailservern nicht auf ihren Inhalt überprüft werden, was sie zu einer Brutstätte für Malware-Infektionen wie Emotet machte.
Schluss mit PPAP! Moderne Alternativen für sicheres File-Sharing
Um wichtige Daten sicher und effizient an andere zu übermitteln, ist es gängige Best Practice, anstelle der ZIP-Verschlüsselung die folgenden Methoden zu verwenden.
- Link-Sharing über Cloud-Speicher: Eine Methode, bei der Dateien in Cloud-Speicher wie Google Drive, OneDrive oder Box hochgeladen werden und ein Freigabe-Link (URL) mit einem konfigurierten "Ablaufdatum" oder "Download-Rechten" an die Zielperson gesendet wird. Dies wird derzeit am stärksten empfohlen.
- Verwendung sicherer Dateiübertragungsdienste: Nutzen Sie dedizierte Dateiübertragungsdienste, bei denen der Übertragungsweg verschlüsselt ist und die Dateien nach dem Herunterladen automatisch gelöscht werden.
- Direkter Versand in Chat-Tools: Tauschen Sie Dateien direkt in geschlossenen Umgebungen wie Slack oder Microsoft Teams aus, in denen die Kommunikation von vornherein verschlüsselt ist und sich nur authentifizierte Benutzer befinden.
Häufig gestellte Fragen
Q. Wenn ich unbedingt eine passwortgeschützte ZIP-Datei erstellen muss, wie mache ich das auf dem Mac?
A. Mit den Standardfunktionen eines Macs können Sie keine passwortgeschützten ZIP-Dateien erstellen. Sie müssen entweder den Befehl "zip -e" im Terminal verwenden oder eine Drittanbieter-App (wie Keka) nutzen.
Q. Ist es sicher, das Passwort per Telefon oder SMS mitzuteilen, anstatt es in einer separaten E-Mail zu senden?
A. Ja, im Sinne einer Trennung der Übertragungswege (Out-of-Band-Kommunikation) wird die Sicherheit erhöht. Allerdings ist der Aufwand für den Empfänger höher, weshalb der Wechsel zum Cloud-Speicher-Sharing dennoch empfohlen wird.
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