วิธีตั้งรหัสผ่านให้กับไฟล์ ZIP (Mac/Windows) และวิธีส่งรหัสผ่านอย่างปลอดภัย (มาตรการรับมือ PPAP)

อธิบายความเสี่ยงและการยกเลิกการใช้ไฟล์ ZIP แบบใส่รหัสผ่าน (หรือที่เรียกว่า PPAP) ซึ่งเคยเป็นวิธียอดนิยมในการแลกเปลี่ยนไฟล์ และวิธีการแชร์/ส่งไฟล์แบบปลอดภัยล่าสุดที่จะนำมาใช้ทดแทน

ทำไมถึงห้ามใช้ไฟล์ ZIP แบบใส่รหัสผ่าน (PPAP)?

การส่ง 「ไฟล์ ZIP ที่มีรหัสผ่านทางอีเมล แล้วส่งรหัสผ่านตามไปในอีเมลอีกฉบับ」 (หรือที่เรียกว่า PPAP) เป็นธรรมเนียมปฏิบัติในวงการธุรกิจญี่ปุ่นมาอย่างยาวนาน ปัจจุบัน รัฐบาลและบริษัทขนาดใหญ่หลายแห่งได้ยกเลิกการใช้วิธีนี้ทั้งหมดแล้ว โดยมีเหตุผลหลัก 2 ประการดังนี้

ไม่มีประโยชน์ในด้านความปลอดภัย: หากช่องทางอีเมลถูกดักฟัง ทั้งไฟล์ ZIP และรหัสผ่านจะถูกขโมยไปพร้อมกัน ซึ่งเท่ากับว่าไม่มีการป้องกันใดๆ เลย
สามารถหลุดรอดจากการสแกนมัลแวร์: ไฟล์ ZIP ที่ถูกเข้ารหัสจะไม่สามารถตรวจสอบเนื้อหาได้ด้วยระบบสแกนไวรัส (ซอฟต์แวร์แอนตี้ไวรัส) ของเซิร์ฟเวอร์อีเมล ทำให้เป็นแหล่งแพร่กระจายของมัลแวร์อย่าง Emotet

บอกลา PPAP! ทางเลือกที่ปลอดภัยสำหรับการแชร์ไฟล์ในปัจจุบัน

เพื่อส่งข้อมูลสำคัญให้ผู้รับได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ วิธีที่ดีที่สุดในปัจจุบันคือการใช้วิธีการต่อไปนี้แทนการเข้ารหัส ZIP

การแชร์ลิงก์ของคลาวด์สตอเรจ: เป็นวิธีการอัปโหลดไฟล์ไปยังคลาวด์สตอเรจ เช่น Google Drive, OneDrive, Box และส่งลิงก์แชร์ (URL) ที่มีการตั้งค่า 「วันหมดอายุ」 และ 「สิทธิ์ในการดาวน์โหลด」 ให้กับผู้รับ นี่เป็นวิธีที่แนะนำมากที่สุดในปัจจุบัน
การใช้บริการโอนไฟล์ที่ปลอดภัย: ใช้บริการโอนไฟล์แบบเฉพาะที่มีการเข้ารหัสช่องทางการส่งข้อมูล และจะลบไฟล์โดยอัตโนมัติหลังจากดาวน์โหลดเสร็จ
การส่งโดยตรงผ่านเครื่องมือแชท: แลกเปลี่ยนไฟล์โดยตรงภายในสภาพแวดล้อมแบบปิดที่มีการเข้ารหัสตั้งแต่ต้น และมีเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับการยืนยันตัวตนเท่านั้น เช่น Slack หรือ Microsoft Teams

คำถามที่พบบ่อย

Q. หากมีความจำเป็นต้องสร้างไฟล์ ZIP แบบใส่รหัสผ่าน มีวิธีสร้างบน Mac อย่างไร?

A. ฟังก์ชันพื้นฐานของ Mac ไม่สามารถสร้างไฟล์ ZIP แบบใส่รหัสผ่านได้ จำเป็นต้องใช้คำสั่ง 「zip -e」 จาก Terminal หรือใช้แอปพลิเคชันจากผู้พัฒนาอื่น (เช่น Keka)

Q. แทนที่จะส่งรหัสผ่านทางอีเมลอีกฉบับ การแจ้งรหัสผ่านทางโทรศัพท์หรือ SMS ปลอดภัยหรือไม่?

A. ใช่ การกระจายช่องทางในการส่ง (Out-of-Band Communication) ช่วยเพิ่มความปลอดภัย อย่างไรก็ตาม วิธีนี้จะเพิ่มภาระให้กับผู้รับ ดังนั้นจึงแนะนำให้เปลี่ยนไปใช้การแชร์ผ่านคลาวด์สตอเรจจะดีที่สุด